Personal de Administración y Servicios

Diagnóstico

Todo el sistema universitario de la Facultad se sostiene y puede llevarse a cabo gracias al trabajo del personal de administración y servicios, ellos son los que soportan toda la carga burocrática a partir de la cual salen a la luz todas las actividades desarrolladas y se resuelven los problemas que van surgiendo. Sin su encomiable labor, todo el sistema se vendría abajo y no sería posible desarrollar las actividades de docencia e investigación que marcan la actividad del profesorado y el servicio del que disfrutan los estudiantes. Por consiguiente lo primero que hay que hacer es un reconocimiento público explícito a esa labor fundamental, especialmente en un marco actual en el que los procesos administrativos han incrementado enormemente las cargas de trabajo en el sistema universitario.

Para poder desarrollar adecuadamente su trabajo, los profesionales de administración necesitan recibir una formación adecuada que esté especialmente adaptada a sus necesidades operativas del día a día, para ello es fundamental consultarles en la oferta de cursos de formación, y asegurar que esa formación es realmente práctica y de utilidad en su labor.

La información entre los diferentes servicios y oficinas (decanato, biblioteca y centros de documentación, gestión de alumnos, gestores de departamento, soporte informático y conserjería) debe fluir convenientemente y debe existir la suficiente coordinación entre las diferentes áreas para que el clima de trabajo sea óptimo y la eficiencia en los procesos funcione convenientemente.

Existen puntos del servicio en los que se concentran cargas de trabajo especialmente elevadas por lo que es necesario evitar situaciones de desbordamiento y analizar fórmulas de equilibrio. A su vez, la demanda de servicio puede provocar picos de trabajo estacionales que deben ser atendidos adecuadamente introduciendo algún sistema que incremente la capacidad productiva en esos momentos.

La implantación de nuevos protocolos a nivel de dirección requiere un conocimiento previo de los sistemas y soportes informáticos a través de los cuales se gestionarán administrativamente esos procedimientos, por lo que el personal de administración y servicios debe desempeñar un papel relevante en el diseño de estos protocolos. Por otro lado, el personal de administración y servicios corre el riesgo de desmotivación por lo que habrá que implementar medidas que incentiven su labor.

Objetivos

En consecuencia, los objetivos que podemos plantear son los siguientes:

  • Conseguir cursos de formación práctica adaptados a las necesidades reales operativas del día a día
  • Equilibrar y evitar picos estacionales excesivos en la carga de trabajo y orientarla hacia las líneas estratégicas de la Facultad
  • Potenciar la coordinación y comunicación entre diferentes oficinas y servicios, así como entre el PAS y el PDI.
  • Motivar al personal de administración y servicios en el desarrollo de su trabajo

Personal de Administración y Servicios

Propuesta de acciones

El Personal de Administración y Servicios es la base sobre la que se asienta todo el sistema para que la labor del PDI pueda desarrollar su docencia e investigación y los estudiantes puedan recibir el servicio que necesitan en sus aprendizajes. La Facultad mueve un número enorme de procedimientos administrativos que es necesario sacar adelante en tiempos cada vez más cortos y en consecuencia la eficiencia de la labor del PAS es cada vez más meritoria. Las medidas que propongo en este ámbito son las siguientes:

FORMACIÓN

  • Impulsar y apoyar la formación específica del PAS, centrada, entre otros, en ejes como la informática, los idiomas, las plataformas, entornos o softwares de gestión, y el desarrollo de habilidades personales.
  • Lograr que la formación del PAS sea lo más práctica posible y esté orientada a situaciones de trabajo reales y adaptada a las necesidades ejecutivas del día a día. Tratar de que los cursos de formación del PAS se basen y estén diseñados a partir de cuestionarios dirigidos a este colectivo en relación a sus necesidades de trabajo e intereses profesionales.
  • Fomentar y favorecer la participación del personal de administración y servicios en programas específicos de movilidad nacional e internacional de cara a mejorar su formación, tener acceso y conocimiento sobre cómo funcionan los procedimientos en otras universidades y generar redes de valor para la Facultad.

RECURSOS Y CARGAS DE TRABAJO

  • Apuesta y negociación firme con Gerencia por la recepción de nuevos recursos humanos, especialmente en aquellas oficinas y servicios que se han visto afectados por la pérdida de estudiantes en prácticas.
  • Análisis de las cargas de trabajo en los servicios y orientación a soluciones que eviten situaciones de desbordamiento mediante la captación de recursos y el equilibrio en la labor administrativa.
  • Potenciar el uso óptimo de recursos en periodos específicos de pico de servicio tales como el periodo de matrícula. Para cubrir estas necesidades se puede utilizar la fórmula de contratos laborales a estudiantes por obra y servicio concreto, a través de encomiendas de gestión con la FUAM. Habrá que negociar con Gerencia de Rectorado la necesidad de abordar soluciones para ofrecer el servicio demandado en estos momentos críticos en los que se concentra la carga de trabajo en muy poco tiempo.
  • Garantizar la restitución de un trabajador en el Centro de Documentación Europea como seña de identidad diferenciadora del Servicio de Biblioteca de la Facultad y de la Universidad en su conjunto, para que pueda reabrir al público con acceso directo este servicio estratégico.

COHESIÓN Y COORDINACIÓN

  • Asegurar que los nuevos procedimientos implantados puedan ser gestionados operativamente en el sistema y no sea necesario buscar soluciones complejas de implantación en la gestión por no haberlo previsto con antelación suficiente. Para ello, es necesario incluir a un representante de PAS en aquellas comisiones o grupos de trabajo en las que se aprueben nuevos procedimientos de gestión que requieran soporte informático para materializarse. Coordinar la visión de los procedimientos desde la óptica del profesorado y los estudiantes, y desde la otra perspectiva de quien ejecuta administrativamente el protocolo.
  • Búsqueda de mejoras en los métodos de trabajo con el objetivo de aumentar la eficiencia e identificación de vías de modernización en los procesos de gestión.
  • Fomento de la unión, cohesión y comunicación entre diferentes servicios para la mayor coordinación posible de las actividades entre gestores de departamento y administración de Gestión de Alumnos, Oficinas de Prácticas y Relaciones Internacionales, Biblioteca, Soporte informático y Conserjería.
  • Elaboración de una guía de funciones y protocolos estándares de actuación para personal recién llegado a un puesto de trabajo de administración y servicios, con un apartado de resolución de dudas y preguntas frecuentes.
  • Coordinar comunicativamente la mayor claridad posible en relación a plazos de gestión y tramitación de algunos procedimientos como TFGs para el colectivo de gestores de departamento.
  • Aclaración de procedimientos de actuación como entrega y recepción de paquetería y comunicación del protocolo establecido.
  • Ir dotando progresivamente de mayores y mejores infraestructuras para el trabajo del personal de administración y servicios a nivel de mobiliario, equipamiento informático y demás material necesario para el desarrollo de sus actividades.
  • Apoyo académico, formación y asesoramiento, en la implantación de los Modificas de los Grados de ADE, Economía y Turismo cuyos procedimientos administrativos habrá que implantar en breve.

MOTIVACIÓN

  • Promover en colaboración con Gerencia de rectorado, y a través de la Junta de Personal, el reconocimiento de la productividad del PAS de la Facultad mediante el uso de los indicadores pertinentes, de tal forma que pueda seguir aumentando el complemento específico con variables e items de productividad adecuadamente aplicados.
  • Apuesta por el mayor reconocimiento y visibilización de la labor realizada por el Personal de Administración y Servicios a través de diversos canales comunicativos como noticias en web, redes sociales y mailing.